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辦公達人必修技 巧用復合機控成本

  自從數碼復合機出現后,企業的辦公效率比以前提升不少,但如何控制辦公成本依然是讓人頭疼的問題。近期,我們專門針對數碼復合機的成本控制方面進行了試用,發現一些產品從節省成本、控制成本方面是下足了功夫!下面我們就以富士施樂新推出的DocuCentre III C4100為例,向大家傳授辦公文印“省錢”的方法。 

數碼復合機

  達人必修技第一式 賬戶管理更輕松

  借助數碼復合機的“記賬”功能進行輸出管理。像富士施樂DocuCentre III C4100具備的“記帳認證”功能,可以輕松設置使用者的輸出權限,進行帳戶管理。例如,在操作面板上為各部門創建工作組及多個用戶帳戶,并對這些帳戶進行不同功能的使用權限及使用量的設置,比如說可以設置市場部經理級別的人每月可打印/復印彩色文件500張,而普通職員只能輸出黑白文件,每月底行政部即可根據設備記錄的每個人使用情況,統計出各個部門的文印輸出情況。另外,這臺設備還能夠自動限制無使用權限或過量輸出的操作。

數碼復合機

   “記帳認證”功能的權限設置與數據統計

  達人必修技第二式 傳真功能不用紙

  傳真在辦公室里的使用頻率頗高,傳統的紙質傳真不但容易丟失,也造成了紙張的浪費。如使用富士施樂C4100的內置傳真功能即可實現“無紙化傳真”,通過設置可將發過來的傳真自動轉換成電子文檔,并發送到事先指定的電子郵箱或共享文件夾中。這樣,不但令傳真收發的過程變得更為便捷,提升了工作效率,還能節省紙張、降低使用成本。

數碼復合機

  將接收的傳真發送至指定的電子郵箱或共享文件夾 

  達人必修技第三式 打印省紙巧設置

  一些朋友可能沒意識到,數碼復合機的多種打印設置功能還能巧妙地幫助企業節約成本。如將打印設置默認為“雙面打印”以及“多合一打印/復印”功能,便能大大減少紙張的使用量。

  這臺富士施樂DocuCentre C4100還有一個特別人性化的功能,即“不打印空白頁”,這樣可以有效地避免紙張浪費。利用這些小技巧改善日常容易被忽視的細節,同樣可以“積少成多”,達到節省辦公成本的目的。

數碼復合機

多合一復印

 
達人必修技最終式 全包服務省錢又省心

  還有一點要特別提醒大家,辦公設備的后期成本以及保養、維修等費用也是一筆不小的開支,大家在購買機器時一定要算明白。富士施樂獨有的“全包服務”就是一種省心又劃算的服務模式,只需每月按實際印張數付費,就可以什么都不用管了。設備的定期保養、及時更換耗材、維修、換零部件等都由廠商負責。這就是看得清、算得明的辦公成本節省的最終招式了。

  數碼復合機是辦公室必不可少的重要設備,活用其中的各項功能,就能從源頭控制好成本。相信看了這么多“成本控制”的小技巧,你已經躍躍欲試了吧?那就不要猶豫,趕快去試試這些功能讓你變身為“辦公達人”吧。

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