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辦公室的小樂趣 虛擬打印機使用手冊

 顧名思義,虛擬打印機并不是客觀上存在的打印機,它是用軟件模擬真實打印機的打印機。很多人都認為虛擬打印機只存在于Office軟件里,事實并非這樣,SnagIt、TM和FlashPaper2等常用軟件都自帶了虛擬打印機,甚至可以用“FinePrint”軟件可實現更豐富的功能。雖然虛擬打印機不能完全實現打印機的功能,但是它們能截獲所有Windows程序的打印操作,或模擬打印效果,或實現某些特殊功能,給日常工作帶來很大的方便,同時也為你的枯燥的生活添加樂趣。

  一、安裝虛擬打印機
    
除了專門的虛擬打印機軟件需要進行安裝外,大多數程序自帶的虛擬打印機都能自動安裝。如果虛擬打印機無法正常安裝或使用,可以嘗試打開“控制面板/性能和維護/管理工具/服務”窗口,用右鍵單擊“Print Spooler”服務將“屬性/啟動類型”設為“自動”,點擊“確定”按鈕后,再用右鍵單擊該服務選擇“啟用”選項?;蛘甙匆韵路椒ㄟM行重新安裝:

  第1步:選擇“開始”菜單中的“設置”命令,選擇“打印機”,點擊“添加打印機”。

虛擬打印機使用技巧  

第2步:在“添加打印機向導”對話框中單擊“下一步”。

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第3步:選擇“連接到這臺計算機的本地打印機”,單擊“下一步”。

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第4步:在“使用以下端口”中選擇端口,單擊“下一步”。

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第5步:在左邊的“制造商”一欄中選擇制造商名稱,右邊的“打印機”欄中選擇打印機名稱,單擊“下一步”。

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第6步:給打印機命名,然后選擇是否設為默認打印機,然后單擊“下一步”,打印測試頁

二、管理虛擬打印機

  與物理打印機一樣,我們仍然可以在本地計算機的打印機列表窗口中對虛擬打印機進行按需管理。依次單擊“開始”/“設置”/“打印機和傳真”命令,從彈出的打印機列表窗口中,我們會發現所有已經安裝的虛擬打印機和真實打印機列表,在該列表窗口中我們可以自由設置或刪除某個目標虛擬打印機。

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對虛擬打印機的各個相關屬性進行設置

  例如,要將某個目標虛擬打印機設置成本地計算機中的默認打印機時,我們只要用鼠標右鍵單擊該虛擬打印機圖標,從彈出的快捷菜單中執行“設為默認打印機”命令就可以了,此外執行快捷菜單中的“屬性”命令,我們還能打開目標虛擬打印機的屬性窗口,來對虛擬打印機的各個相關屬性進行設置,具體設置方法與真實打印機完全一樣。

三、虛擬打印機的使用技巧

  1、從文檔中提取文字

  利用Office應用程序內置的“Microsoft Office Document Image Writer”虛擬打印機,并在“Microsoft Office Document Imaging”工具的配合下,我們能夠從類似圖像、網頁、PDF文件等特殊文檔中提取出文字內容出來。例如,我們希望從某個PDF特殊文檔中提取出文字內容,方法如下:

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打開打印屬性設置界面

  第1步:打開PDF特殊文檔編輯窗口,并在該窗口中將目標文檔打開,然后依次單擊菜單欄中的“文件”/“打印”命令,打開打印屬性設置界面。在該界面的“名稱”設置項處單擊下拉按鈕,從彈出的下拉列表中選擇“Microsoft Office Document Image Writer”項目。

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進入所示的標簽設置頁面

  第2步:單擊“Microsoft Office Document Image Writer”項目旁邊“屬性”按鈕,打開Office應用程序內置虛擬打印機屬性設置界面,單擊該界面中的“高級”標簽,進入以下所示的標簽設置頁面。在該頁面的“輸出格式”設置項處,選中“MDI-壓縮文檔格式”項目,并在“默認文件夾”處調整好新文件的保存路徑,再單擊“確定”按鈕,這樣一來目標PDF特殊文檔就能被虛擬打印機打印成MDI格式的文件了,同時“Microsoft Office Document Imaging”程序會自動將剛才生成的MDI壓縮文檔打開。

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將文本發送到Word

  第3步:打開轉成MDI格式的文件,然后在Microsoft Office Document Imaging文檔編輯窗口中,依次單擊菜單欄中的“工具”/“將文本發送到Word”命令,再在其后界面中單擊“確定”按鈕,這樣一來Microsoft Office Document Imaging程序會自動對目標文檔進行OCR識別。

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OCR識別

  注:當然在這之前我們需要先安裝好相關的ORC掃描識別組件,如果沒有安裝的話該程序會自動彈出窗口提示我們來安裝該組件的。

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如果沒有安裝的話該程序會自動彈出窗口提示

  在識別操作完成后,Microsoft Office Document Imaging程序會自動將識別出來的文字內容發送到另外一個Word文檔中,以便供我們編輯、預覽所用。

2、文字到圖像的轉換

  Office自帶的Microsoft Office Document Image Writer 虛擬打印機實際上是一個文件轉換器,不僅能從文檔中提取文字,也能實現文字到圖像的轉換。通過它把Word文件(或其它文件格式)轉換成圖像格式,既不影響視覺效果,又能防止他人修改,并且可以再沒有安裝Office程序的電腦中也能正確打開。實現文字到圖像轉換的方法如下:

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第1步:打開需要轉換的Word文檔,單擊菜單欄中的“工具/打印”,打開對話框。

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選擇“高級”一項

  第2步:點擊對話框里的“屬性”按鈕,選擇“高級”一項,選擇“輸出格式”—“MDI-壓縮文檔模”式”或“TIFF-黑白傳真”,然后按確定,文檔就可轉成你需要的圖像格式。

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然后,你可以利用PHOTOSHOP軟件把保存的圖像打開。

  3、兩人同步瀏覽文檔

  騰訊TM軟件的“Tencent Virtual Printer”虛擬打印機,可以讓TM好友們同步瀏覽Office和PDF等文檔的內容,方法如下:

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第1步:打開TM好友的聊天窗口后,點擊“動作/遠程演示文檔”選項發出邀請。

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文檔演示中窗口

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同步瀏覽文件內容

  第2步:當好友點擊“同意”后雙方都會彈出一個“文檔演示中”窗口,在“打開”對話框中找到并打開你要演示的文件后,TM虛擬打印機會將該文件內容進行轉換發送到“文檔演示中”窗口中,并同步顯示在好友的“文檔演示中”窗口里,雙方就可以同步瀏覽文件內容了。

4、將文檔打印成圖象

  在打印文檔的過程中,我們會遇到這樣的現象:文檔所在的計算機中沒有安裝打印機,而安裝了打印機的計算機中又沒有能打開文檔的應用程序,這么一來我們就無法直接將文檔打印出來。此時,我們可以借助截圖軟件SnagIt的“SnagIt虛擬打印機”將文檔內容打印成普通的圖形文件,而圖形文件可以利用Windows系統自帶的畫圖程序來打開,如此一來打印圖形文件也就比較方便了。

  當然,在將文檔打印成圖象之前,我們首先要將把SnagIt程序安裝在電腦上。一般來說,將SnagIt程序安裝到電腦時,系統已經默認安裝了SnagIt虛擬打印機。

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選擇打印機為“SnagIt 7.0”

  第1步:打開要打印的文件,如:Wps或Word文檔,選擇菜單“文件→打印”出現對話框,選擇打印機為“SnagIt 7.0”,也就是剛才添加的SnagIt打印機,單擊“確定”按鈕后自動啟動SnagIt 7.0,此時可以看到文檔已經變成了圖片,按Ctrl+P向上翻頁,Ctrl+N向下翻頁,這樣可以查看所有頁面的文檔。

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可以看到文檔已經變成了圖片

選擇菜單“文件—完成輸出”將當前圖片保存,文件格式為Tif,這種格式的圖片一個文件可包含多個圖片,也可以分別將各頁面另存為其他圖片格式。(注:這里的圖片分頁方式就是文檔當前的頁面設置,文檔的排版外觀就是圖片的外觀。)

  第2步:觀看圖片文檔。當使用“windows圖片和傳真查看器”觀看圖片時,按Page Up和Page Down鍵可以上下翻頁;當使用“ACDSee”觀看圖片時,左側會出現當前圖片包含的頁面,單擊即可觀看,也可以通過快捷鍵Shift+Page Up和Shift+Page Down上下翻頁;當使用Xnview觀看時,同樣是使用Shift+Page Up和Shift+Page Down快捷鍵上下翻頁。

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配置SnagIt打印機捕獲

  注:如果要查看是否安裝了“SnagIt7.0”的虛擬打印機,可以進入“控制面板”下的“打印機和傳真”,看有沒有名為SnagIt7.0這個打印機。如果沒有此打印機就啟動SnagIt 7.0進行安裝,單擊主界面“管理”下的“配置SnagIt打印機捕獲”出現對話框,在其中的“輸出屬性”以及“輸出”下拉列表框中我們可以為打印生成的圖象設置合適的保存方式,在“過濾”設置頁面中我們還能為生成的圖象添加邊緣效果,甚至可以對圖象進行縮放以及添加水印效果等)。

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添加水印效果

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然后,點擊“輸入屬性/添加SnagIt打印機”按鈕即可添加新的虛擬打印機。

5、制作PDF文檔

  PDF是Portable Document format的縮寫,意為便攜式文件格式,是Adobe公司開發的適于在不同計算機平臺之間傳送和共享文件的一種開放式電子文件格式。因其具有容易生成,忠實再現原文,不依賴該計算機的硬件配置、操作系統和創建文件的應用程序,高安全控制,電子簽名,強大的文件審閱功能,檢索功能和電子表單功能的特點。所以,PDF成為網絡電子文檔的事實上的工業標準。而我們也可以通過虛擬打印機來制作PDF文檔,以便保存。

虛擬打印機使用技巧

第1步:安裝Adobe Acrobat軟件后, 打印機下拉列表中會出現如上圖所示的虛擬打印機。

  第2步:然后可以在打印機屬性中設置虛擬打印文件保存路徑,用戶就可以方便地將各種格式的圖片文件或者文檔轉換成PDF格式。

  注:制作PDF文檔還可利用其他工具,如PDF Factory是一個面向非專業用戶的文檔制作工具,既可創建PDF文檔,還可把其他格式的文檔轉換成PDF格式。例如:可以利用這一虛擬打印機把超星圖書“打印”成PDF文件,從而擺脫其一年借書期限的限制。

6、打印成動畫

  在虛擬打印機應用中將文檔打印成圖片比較普通,但是將文檔打印成動畫,并且是Flash動畫就比較少見。事實上,動畫的內容就是圖文并茂的文檔,如果原來文檔中有超級鏈接,書簽等,這些在動畫中都能原封不動的保留,當然這些都得益于Flash動畫的交互性。要想打印出此種動畫,就需要的使用Macromedia的一款Flash外掛工具——FlashPaper 2.0。方法如下:

虛擬打印機使用技巧

Macromedia FlashPaper

  第1步:首先安裝FlashPaper 2.0軟件,安裝完成后,FlashPaper將自動在“控制面板”的“打印機和傳真”增加一個名為“Macromedia FlashPaper”的虛擬打印機,利用這個虛擬打印機就可將文檔打印成動畫。

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啟動FlashPaper打印文檔

  第2步:啟動Word或Wps等軟件,打開一個已經排版好的圖文并茂的文檔,選擇菜單“文件—打印”命令,在出現的對話框中選擇打印機為“Macromedia FlashPaper”,然后單擊“確定”,稍等后會自動啟動FlashPaper打印文檔,打印完成后單擊工具欄中的按鈕可以觀看動畫文檔,這些按鈕可以檢索文檔中的關鍵字,上下翻頁,打印文檔等。

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保存成swf格式

  第3步:單擊FlashPaper工具欄上的“另存為Macromedia Flash”按鈕彈出對話框,輸入文件名將當前的文檔保存成swf格式的動畫。打印出來的這個動畫可以在多種軟件調用,十分方便。如果系統中沒有安裝Flash Player,但是在上網時,網頁中Flash能正常播放,這說明計算機中已經安裝了Flash Player插件,此時直接就swf文件拖放到瀏覽器中也可以觀看。

7、FinePrint虛擬打印的妙用

  FinePrint是一個打印機功能擴展程序,提供高級打印能力,并通過它來選擇任意一臺打印機進行輸出。FinePrint 提供了超越任何現有打印機驅動程序的能力。如:在一張紙上打印 2、4、或 8 頁;雙面打印小冊子;頁面的刪除和插入;把多個打印任務整合到一個任務中;保存為 bmp, tiff, emf 和 jpeg 格式;添加水印、頁眉頁腳;添加自定義電子信箋抬頭等。以下我們以IE中打印網頁為例介紹FinePrint的妙用:

虛擬打印機使用技巧

第1步:下載”FinePrint”軟件,安裝后在“打印機和傳真”列表中會新增一名為“FinePrint”的打印設備。

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用虛擬打印機pdfFactory把打印任務轉換成pdf文檔

  第2步:打開IE網頁,在“打印”窗口中,打印機選擇“FinePrint”,單擊“首選項”按鈕,會彈出一個窗口讓你自行設定一些參數來實現上述功能,設置完畢單擊“確定”回到“打印”窗口。其中窗口下方的“打印”按鈕即可開始打??;“保存”和“打開”按鈕分別用于把當前打印任務保存到磁盤上和從磁盤上打開保存的打印任務;單擊“pdfFactory”按鈕,可調用虛擬打印機pdfFactory把打印任務轉換成pdf文檔。

  注:打印網頁時,有時會有一小部分出現在第二頁中,在FinePrint 預覽時會顯示存在一額外的頁面,我們可以在打印之前去除它——用鼠標右擊預覽頁面,出現菜單,在此可以刪掉不想打印的頁面、添加空白頁、對預覽視圖進行縮放,還可以把單一的頁面或者整個文檔用文字、位圖(可調整分辨率)或元文件的方式復制到剪貼板,從而進一步保存為圖片或其他文檔;網頁中的圖片會被一起打印,這樣既浪費了時間,又損耗了打印的墨水——可勾選左側的“移除圖像”,這樣就不會打印頁面中的圖像了。利用 FinePrint, 還可以把多個頁面打印在一張紙上,甚至把它們打印成方便的小冊子。

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